Het raadsel van de verdwenen interne capaciteit

De post Content ontbreekt regelmatig in het oorspronkelijke budget van complexere webprojecten. Meestal is er wel een bedrag gereserveerd voor fotografie en video, maar niet voor het (her)schrijven van de teksten. Toch blijkt in bijna alle projecten dat juist daar extra geld voor nodig is. En daarbij gaat het om pittige bedragen. Hoe kan dat? En wat kun je er aan doen?


Grotere organisaties met de bijbehorende omvangrijke websites hebben uiteraard een interne redactionele organisatie. Vaak is dit een combinatie van decentrale redacteuren per domein, met een centrale (eind)redactie die verantwoordelijk is voor kwaliteitsbewaking en domeinoverstijgende content.

Inventarisatie van de content in het project vindt centraal plaats, uiteraard met hulp van de decentrale centrale redacteuren. Zij zijn het aanspreekpunt voor de contenteigenaren in hun domein.

Na de contentinventarisatie (lees: rekenen met content) is duidelijk hoeveel capaciteit (uren per functie) nodig is. Dat is bijna altijd veel meer dan in eerste instantie gedacht -en gehoopt. Wat volgt is een ongemakkelijk projectoverleg. Kost ‘dat schrijven’ echt zoveel tijd? Kan het allemaal niet wat sneller? Dit zijn omtrekkende bewegingen rond de ongemakkelijke kernvraag: hoe gaan we dit in vredesnaam oplossen?

Het inschakelen van de interne redactionele organisatie is de meest voor de hand liggende oplossing. Als alle redacteuren een deel van de klus op zich nemen, is het niet nodig om capaciteit in te huren. Zij zijn getraind, kennen de materie. Een paar uur per week vrijmaken voor een bijdrage aan het project, dat moet toch kunnen?

Helaas. De praktijk is een stuk weerbarstiger dan de theorie. Wat de bijdrage van de eigen organisatie betreft, ben ik door schade en schande wijs geworden. Er is maar één regel die altijd opgaat: interne capaciteit verdwijnt als sneeuw voor de zon.

Het mechanisme daarachter is niet heel complex en al te menselijk: talk is cheap.

Want hoe het gaat in de praktijk? Vanuit het project wordt, met instemming van de leidinggevende, gevraagd hoeveel tijd per week de betrokken redacteur kan bijdragen aan het project. Daar komt, na wat onderhandelen, een bepaald aantal uren uit.  Bij de eerste controle, een week later, blijkt dat de redacteur nog niet is begonnen. Druk, druk, prioriteiten op de afdeling, mijn manager weet ervan. Een week later is er nog steeds geen serieuze start gemaakt. Druk, druk. Tijd voor escalatie: naar de leidinggevende. Ook van die kant volgen excuses. Het is druk, de prioriteiten op de afdeling, we hebben zieken, de vakanties komen eraan. Maar ik beloof, er komt verbetering. Als je volgende week terugkomt…

En zo loopt de tijd uit je handen, zonder dat er iets substantieels gebeurt –en zonder dat je er veel aan kunt veranderen. Ondertussen nadert de deadline met rasse schreden.

Opnieuw volgt een ongemakkelijk projectoverleg. De eigen organisatie komt de gemaakte afspraken niet na; hoe gaan we dat oplossen? Tja.

De harde waarheid is dat er maar één reële oplossing is: inschakelen van hulp van buiten. En als de deadline hard genoeg is, is er ook altijd ergens budget te vinden om dat te doen.

In het project volgt daarna een hectische periode waarin last minute van alles moet worden geregeld: het inhuren van externe redacteuren (vinden, screenen, inwerken), het regelen van contracten en het vinden van werkplekken.

Uiteindelijk komt het natuurlijk goed. Maar vanuit het perspectief van het project was de extra stress niet nodig geweest.

Samenvatting

Toegezegde interne redactiecapaciteit verdwijnt tijdens een project bijna altijd als sneeuw voor de zon. Zorg  daarom, als het project een strakke deadline heeft, van te voren voor voldoende budget en tijd voor de inhuur van extra redactionele capaciteit. En wacht niet te lang met het opschakelen daarvan.

Lees ook: Rekenen met content

 

Bert Klei