Rekenen met content

Als een webproject de deadline niet haalt, komt dat vaak door niet opgeleverde content. De nieuwe site staat als een huis, de gebruikers zijn getraind, maar de vulling -tekst en beeld- ontbreekt. Paniek. Moet er worden overgewerkt? Of extra redactionele capaciteit ingehuurd? Is daarvoor nog budget?

In deze post ga ik in op één van de oorzaken hiervan: het ontbreken van een consequent uitgewerkte breakdown van activiteiten rond content en de tijd die dit vergt. Hoe stel je zo’n breakdown op?

In een contentproject doorloopt elk contentitem op hoofdlijnen door het volgende proces:

  1. Inventarisatie. Om hoeveel pagina’s en bestanden gaat het? En wie zijn de contenteigenaren, d.w.z. de kennishouders op de vakafdelingen? Zij moeten beoordelen of een pagina moet worden geactualiseerd of verwijderd. Bij grote, kennisintensieve organisaties zijn aantallen van meer dan 5.000 items en meer dan 100 eigenaren zijn geen uitzondering. Vaak zijn er ook items zonder bekende eigenaar. Het uitzoeken, bespreken en coördineren in deze eerste fase kost allemaal tijd.
  1. (Her-)schrijven. Content die overeind blijft na het inventariseren kan bijna nooit ongewijzigd worden gekopieerd naar de nieuwe site. De uitgangspunten voor de teksten op de site zijn bijvoorbeeld gewijzigd. Of content moet worden geoptimaliseerd voor SEO en mobiel. Ook het taalniveau moet soms worden aangepast. Ook zullen als gevolg van de inventarisatie nieuwe items ontstaan.
  1. Controle door contenteigenaren. De redacteur maakt de vertaalslag naar de eindgebruiker. Maar de inhoud moet blijven kloppen. Dit kan leiden tot lastige en soms tijdrovende gesprekken tussen bijvoorbeeld juristen die van waterdichte formuleringen houden en redacteuren die proberen een tekst te schrijven voor een doelgroep.
  1. Eindredactie, controle op vorm en stijl en. Iedereen maakt fouten, of heeft soms een mindere dag. Controle op vorm en stijl is een onmisbare schakel.
  1. Plaatsen in het CMS. Dit is vaak handwerk, omdat geautomatiseerd inlezen moeilijk foutloos of compleet is te realiseren.
  1. Coördinatie. Iemand moet de voortgang bijhouden. Stokt het proces? Moet er geëscaleerd worden naar afdelingshoofden? Een contentteam bestaat idealiter uit professionals, niet uit allrounders. Redacteuren zijn vooral van de inhoud en de teksten, niet per se van planning en voortgang. Zonder zicht op de voorgang is overschrijding van de deadline zo goed als gegarandeerd.

Aan deze processtappen kan een gemiddelde bewerkingstijd worden toegekend. Dan ziet het overzicht er als volgt uit:

N.B. In dit overzicht is, omwille van de overzichtelijkheid, de beeldbewerking niet meegenomen.

Een site met duizend (1.000) pagina’s, levert nu het volgende overzicht. Let op: bij veel complexere sites gaat het qua aantal zomaar om tussen 5.000 en 10.000 pagina’s.

Uitgesplitst naar de verschillende rollen:

Meestal valt het even stil, als ik dit overzicht presenteer. Zoveel? Zolang? Daarna volgt de ontkenning en wordt de tijd per activiteit ter discussie gesteld. Eén pagina per uur, dat moet toch sneller kunnen? En is er echt zoveel coördinatie nodig?

De tijd per activiteit is een inschatting gebaseerd op mijn ervaring met een groot aantal contentprojecten. Een educated guess, zoals de Engelsen zeggen. Misschien zit ik er hier en daar een paar minuten naast. Maar belangrijker is dat er nu een “tijd per pagina” is vastgesteld waar mee gerekend en gepland kan worden. Als in de loop van het project blijkt dat bepaalde activiteiten meer of minder tijd kosten dan in eerste instantie ingeschat, kan de planning worden geactualiseerd.

Er is een verschil tussen de benodige capaciteit en de doorlooptijd. Sommige activiteiten kunnen uiteraard gelijktijdig plaatsvinden: redactie, overleg met de contenteigenaren, eindredactie. Daarmee wordt de doorlooptijd korter. Het is dan wel van belang dat de beschikbare capaciteit van de verschillende rollen goed wordt gecoördineerd. Een eindredacteur kan pas zinvol beginnen als er voldoende content is om te redigeren.

Samenvatting

Door in een vroeg stadium een complete breakdown van activiteiten en tijd rondom content te maken, ontstaat inzicht in de benodigde capaciteit en planning. Als dit overzicht ontbreekt, is de kans groot dat de deadline van het project niet wordt gehaald.

In een volgende post: Het raadsel van de verdwenen interne capaciteit. Waarom budget voor content vaak ontbreekt, maar bijna altijd nodig is…

 

Bert Klei